Planiranje korporativnih događaja je važan poduhvat. Korporativni događaji se koriste ukoliko želite da podstaknete zainteresovane strane i stvorite pozitivan utisak o svojoj firmi. Pro events team ima iskustvo i kapacitet da vaš događaj bude uspešno realizovan.
Planiranje korporativnih događaja
Svaki događaj uključuje planiranje i organizovanje aktivnosti a korporativni događaji podrazumevaju i interakciju sa klijentima, zaposlenima i drugim zainteresovanim stranama.
Korporativni događaji se organizuju u cilju edukacije zaposlenih ili javnost informisala o novim inicijativama kompanije. Razlozi za organizovanje korporativnih događaja su i dodela nagrada zaposlenima za njihov doprinos uspehu kompanije, najava organizacionih promena, olakšavanje saradnje i umrežavanje između različitih poslovnih timova.
Podela korporativnih događaja po veličini
Bilo da je svrha događaja da okupi klijente i poboljša svoj imidž ili da zaposlenima pruži dodatna znanja i veštine, krajnji cilj korporativnog događaja je da se ljudi okupe i razviju dobre poslovne odnose.
Mali korporativni događaji
Korporativni događaji mogu, na osnovu broja učesnika, biti mali događaji koji ugošćuju manje grupe do 250 ljudi i fleksibilni su u pogledu mesta ili aktivnosti. To su često dani obuke, seminari ili konferencije.
U zavisnosti od vaših potreba organizacija malih korporativnih događaja uključuje pripremu sale, obezbeđivanje i postavljanje opreme za prezentaciju, ozvučenje i rasvetu kao i ispunjavanje ostalih specifičnih zahteva. Tu spada i organizacija keteringa radi zakuske i osveženja učesnika.
Osim toga potrebno je obezbediti prevoz kako bi učesnici mogli da stignu do događaja a pogotovo kada se radi o stranim gostima organizovanje smeštaja.
Online registracija da bi događaj bio uspešno realizovan, potrebna je da učesnici mogu da se prijave i lako dobiju sve potrebne informacije kao što su vreme i lokacija.
Audio video vizuelni sadržaji su ključni faktor organizacije svakog korporativnog događaja. U zavisnosti od prostora u kom organizujete događaj, biće potrebno obezbeđivanje adekvatne opreme.
Oprema može podrazumevati projektore, LED ekrane, televizore, ozvučenje kao i druge sisteme koji su neophodni za realizaciju specifičnih zahteva.
Korporativni događaji srednje veličine
Događaj srednje veličine uključuju konferencije i samite lidera za do 1.000 učesnika.
Ovi događaji se oslanjaju na tehnologiju i podrazumevaju izvršenje planova i okupljanja zaposlenih iz cele organizacije, važnih kupaca i visokih lidera. Pored ispunjenja aktivnosti koji se podrazumevaju prilikom organizacije malih korporativnih događaja, kod organizacije događaja srednje veličine podrazumeva se i organizacija dešavanja pre događaja kako bi vreme svih učesnika bilo ispunjeno.
Korporativni događaji su mešavina posla i zadovoljstva
Potrebno je pobrinuti se da se gosti zabavljaju sve vreme na vašem događaju.
Takođe je veoma bitna stavka komunikacija pre događaja jer je to način da brzo i lako saopštite promene koje mogu nastati tokom održavanja događaja.
Hotelski smeštaj i prevoz
Ako imate goste koji dolaze iz dalekih krajeva, potrebno je obezbeđivanje hotelskog smeštaja i prevoza do događaja. Takođe je neophodno uspostaviti kanal komunikacije putem kojeg pomoću aplikacije možete komunicirati sa učesnicima događaja.
Veliki korporativni događaji
Veliki korporativni događaji su složeni i mogu biti veoma izazovni za organizaciju. Oni se često odvijaju tokom više dana i privlače hiljade posetilaca.
Zato je sveobuhvatno planiranje od ključnog značaja za uspešno upravljanje velikim korporativnim događajima. Primeri su višednevne konvencije, poslovne konferencije, dodela nagrada, sajmovi…
Zahtevi za planiranje velikih događaja pored onih koji su neophodni za male i događaje srednje veličine podrazumevaju i organizaciju spikera, upravljanje delegatima, registraciju događaja i koordinaciju osoblja, rezervaciju letova i smeštaja u hotelima.
Izazovi planiranja korporativnih događaja
Planiranje korporativnih događaja vaše događaje podiže na viši nivo.
Ukoliko želite da sve protekne u najboljem redu, da ne morate da se brinete o osoblju, smenama i izbegnete moguće greške u koje možete zapasti prilikom organizacije događaja, prepustite stvar profesionalnom timu Pro events. Naš stručni tim će u potpunosti preuzeti aktivnosti kako bi vaš događaj protekao u najboljem redu.
Budžetiranje događaja
Da bi događaj bio realizovan potreban je budžet a kada planirate veliki događaj, često se može dogoditi da budžet brzo bude potrošen.
S obzirom da se stvari stalno menjaju postoji mogućnost da imate i dodatne zahteve neposredno pred događaj. Iz tog razloga je potrebno da zajedno sa nama prođite kroz celokupan proces planiranja budžeta za događaj i troškove svedemo na najmanju moguću meru bez narušavanja kvaliteta događaja kako bi vam ostala rezervna količina novca za nepredviđene situacije koja se uvek mogu desiti.
Napišite zahteve, postavite ciljeve i nemojte se opterećivati informacijama.
Naš tim će biti na raspolaganju pre, tokom i nakon događaja kako bi u potpunosti ostvarili svoje ciljeve.