Organizacija koncerata je proces koji zahteva planiranje i koordinaciju velikog broja aktivnosti kako bi se osiguralo da sve protiče glatko tokom događaja.
Sa velikim brojem stvari koje treba uzeti u obzir prilikom organizovanja koncerta lako je biti preopterećen.
Zato za vas Pro Events tim iz Beograda sa iskustvom u organizaciji događaja svih veličina i vrsta preuzima najveći deo vaših obaveza kako bi koncertni događaj protekao u najboljem redu.
Prilikom organizacije koncerta kao i kod svakog drugog događaja neophodno je obezbediti listu dešavanja.
Koncerti se razlikuju po veličini, lokaciji, muzičkom žanru i atmosferi.
Planiranje koncerta se sastoji od budžetiranja, izbora mesta, strategije kontrole publike, koordinacije umetnika, marketinga i tehničke produkcije.
Planiranje koncerta je složeniji proces od planiranja drugih vrsta događaja. S obzirom da veći koncerti mogu uključiti više bendova i izvođača koji svaki ima posebne tehničke zahteve, neophodno je koordinisati veliki broj aktivnosti i upravljati raznovrsnom tipovima publike.
Određivanje ciljeva koncerta
Proces organizacije koncerta podrazumeva određivanje ciljeva događaja. Šta želite da postignete organizacijom koncerta, da li vam je cilj da promovišete izvođača ili njegov novi album ili želite da prikupite sredstva za ostvarenje neke namene.
Definisanje ciljeva koncerta će odrediti pravac planiranja celog događaja.
Lokacija održavanja koncerta
Prilikom odabira lokacije za održavanje koncerta potrebno je uzeti u obzir tip koncerta kao i demografiju publike.
Idealna lokacija za održavanje koncerta treba da ima:
- Audio vizuelnu opremu
- Akustičnu opremu
- Svlačionice
- Zasebne prostorije za izvođače
- Prostor za pristup kamiona kojima se doprema oprema
- Tehničku podršku
Dostupnost parkinga i toaleta izgledaju kao sitnice ali značajno mogu uticati na iskustvo učesnika kako tima organizacije koncerta, izvođača tako i publike.
Da bismo sprečili pogrešne komunikacije i neočekivane troškove pregovaramo sa vlasnikom prostora za koncert o uslovima iznajmljivanja. Na taj način ćemo razjasniti bitne stavke kao što su naknade, vreme postavljanja bine i ostale opreme kao i dodatne usluge ili ograničenja.
Koncerti na otvorenom ili zatvorenom prostoru
Ukoliko želite da se publika oseća opušteno, organizacija koncerta na otvorenom prostoru je pravo rešenje.
Koncerti bendova se obično održavaju na otvorenom prostoru gde ljudi mogu da se slobodno kreću. Loša strana održavanja koncerta na otvorenom su nepredvidiva ograničenja u pogledu vremena i buke koje mogu nametnuti lokalne vlasti.
Sa druge strane koncert u zatvorenom prostoru kao što su sala, dvorana pružaju potpunu kontrolu klime i mogu doneti određene pogodnosti.
Kontrola zvuka i osvetljenja, odsustvo ograničenja u pogledu buke su faktori koji idu u prilog organizaciji koncerta u zatvorenom prostoru
Pristupačnost lokacije za održavanje koncerta
Prilikom organizacije koncerta veoma važno je u obzir uzeti pristupačnost za osobe sa invaliditetom što uključuje pristup invalidskim kolicima do mesta održavanja, prostupačnost uzlaza, izlaza, toalete i prostor za sedenje. Takođe, posetiocima koji su gluvi ili nagluvi potrebno je obezbediti prevodioce na znakovni jezik kao i audio opise za osobe sa oštećenim vidom.
Datum održavanja koncerta
Prilikom planiranja koncertnog događaja određuje se savršen datum. Izbor datuma koncerta zavisi od demografije publike, dostupnosti njihovog slobodnog vremena kao i opštih meteoroloških uslova ukoliko se radi o organiziaciji koncerta na otvorenom. Ako se publika sastoji od mladih ljudi sa punim radnim vremenom, večeri ili vikendi mogu biti najbolja opcija kako bi se obezbedila maksimalna posećenost koncerta.
Takođe prilikom određivanja datuma održavanja koncerta potrebno je voditi računa o drugim lokalnim događajima koje se mogu poklopiti sa predloženim datumom.
Pravljenje realnog budžeta
Prilikom određivanja budžeta potrebno je obuhvatiti sve potencijalne troškove kao što su naknade za talente, iznajmljivanje lokacije koncerta, troškove produkcije, troškove za marketing, ugostiteljstvo, naknade za osoblje, dozvole i licence, osiguranje, nepredviđena sredstva za neočekivane troškove.
Prilikom pravljenja budžeta koncerta određuje se potreban iznos sredstava za svaki aspekt događaja i prioriteti troškova na osnovu njihove važnosti za ostvarivanje ukupnih ciljeva.
Pribavljanje potrebnih dozvola i licenci
Prilikom organizacije koncerta, neophodno je obezbediti sve potrebne dozvole i licence za održavanje vašeg događaja. Ovo se posebno odnosi na organizaciju koncerta na otvorenom prostoru gde u obzir dolazi dozvola za buku, osvetljenje, dozvole za služenje alkohola kao i pridržavanje lokalnih propisa u oblasti kontrole gužve i bezbednosti od požara.
Iako svaka država i lokalna samouprava mogu imati specifične zahteve, ovo su neke od dozvola i licenci koje treba dobiti prilikom planiranja koncerta:
- dozvola za buku
- dozvola za događaj
- licence za alkoholna pića
- licence za muziku
- dozvola za zatvaranje ulica
- propisi o zdravlju i bezbednosti
- dozvola za postavljanje šatora i nadstrešnica
- dozvole za pirotehnička sredstva
- dozvole za mesto održavanja
Nepribavljanje ovih dozvola može dovesti do novčanih kazni, pravnih problema ili otkazivanju događaja.
Pro Events team zajedno sa vama radi na procesu pribavljanja svih potrebnih dozvola. Blisko sarađujemo sa lokalnim vlastima kako biste bili sigurni da je sve ispoštovano pre održavanja događaja.
Ugovor sa izvođačima
Da bi koncert bio uspešan, potrebno imati prave talente. Ukoliko organizujete koncert uživo u lokalnoj zajednici, možete pozvati lokalne bendove ili nove umetnike koji su u skladu sa ukusima interesovanja publike.
To može uključivati nadolazeće muzičare ili poznate izvođače koje privlače mlađu publiku. Ukoliko je organizacija koncerta namenjena srednjoj generaciji, potrebno je pronaći izvođače koji su popularni u toj demografskoj kategoriji.
Najvažnija stavka prilikom izbora izvođača jeste koliko ste u stanju da platite njihov angažman. Naknada izvođača zavisi od njihove popularnosti, iskustva i reputacije.
Takođe potrebno je izdvojiti budžet za troškove smeštaja. Prilikom angažovanja izvođača za koncert, potrebno je odrediti sve stavke ugovora kako biste izbegli bilo kakve kasnije nesporazume.
Logistika i produkcija
Logistika produkcija podrazumevaju montažu i proveru ozvučenja, osvetljenja, scenskog dizajna i iznajmljivanje nophodne opreme.
U svojoj ponudi Pro Events team ima svu potrebnu opremu – od bine do najsitnijeg detalja za organizaciju koncertnih događaja. Pouzdan i iskusan tim će uliti poverenje garanciju da će se stvari odvijati na željeni način.
Promocija koncerta
Koncerti se u najvećoj meri oslanjaju na prodaju karata za ostvarivanje zarade. Iz tog razloga promocija koncerta je ključni korak kako bi se uloženi novac isplatio. Da biste efikasno promovisali svoj događaj i povećali posećenost, potrebno je napraviti sveobuhvatnu marketing strategiju i obuhvatiti online i offline oglašavanje.
Facebook i Google oglasi, Youtube, Instagram kao i Tiktok reklame potrebno je koristiti kako bi se dosegla šira publika.
Štampanje plakata, postera, flajera kao i lokalne novine mogu dostići manje aktivnu online publiku.
Lokalni mediji mogu biti efikasan promoter koncerta koji se organizuje u određenoj lokalnoj zajednici.
Cena ulaznica
Nakon promocije događaja potrebno je postaviti cenu ulaznice na web lokaciji vašeg događaja. Ponudite višestepene opcije cena kao što su popusti za karte u predprodaji kako biste se prilagodili različitim budžetima i preferencijama među ciljnom publikom.
Da biste pojednostavili proces kupovine karata, na vašoj web stranici postavite obrazac za online prodaju karata.
Partneri za prodaju karata
Saradnja sa pouzdanim partnerom za prodaju karata će pomoći da se proces registracije i izdavanja ulaznica učini lakšim i bržim.
Organizacija obezbeđenja i osoblja
Jedan od izazova u planiranju koncerta je upravljanje i kontrola publike. Posebno je bitno naglasiti da je obezbeđenje važno tokom koncerata na otvorenom. Iz tog razloga potrebno je angažovati iskusno osoblje koje će obezbeđivati celokupan događaj. Potrebno je uspostaviti jasne kanale komunikacije između koncertnog osoblja i planove za vanredne situacije.
Pažljivo organizovanje mera bezbednosti može pomoći stvaranju bezbednog iskustva za sve koje prisustvuju događaju.
Radni list poznat kao informativni list ili raspored produkcije je detaljna vremenska linija, dokument koji označava redosled događaja i aktivnosti na vašem koncertu.
Radni list služi kao vodič za sve koji su uključene u produkciju uključujući izvođače, članove ekipe izvođača, tehničare i organizatore.
Raspored ključnih događaja podrazumeva vreme početka i završetka svakog događaja tokom koncerta uključujući pauze.
Posebni trenuci kao što su predstavljene ili govori moraju se uključiti u ovaj raspored.
Pronađite sponzora za koncert
Koncerti su skupi za organizaciju pa zbog toga većina marketing stručnjaka daje prioritet sponzorstvu događaja. Da biste smanjili troškove možete pronaći sponzore iz industrije koja ima u interesu promociju vašoj publici.
Ova partnerstva takođe pomažu da organizujete i plasirate svoj koncert.
Priprema plana za vanredne situacije
Vanredne situacije se uvek mogu dogoditi i zbog toga treba napraviti plan i identifikovati potencijalne rizike i krize.
Ovo može uključivati loše vremenske uslove, tehničke poteškoće ili hitne medicinske slučajeve.
Detaljan plan navodi specifične radnje koje je potrebno preduzeti u svakom scenariju.
Plan rešavanja vanrednih situacija podrazumeva određivanje izlaza za hitne slučajeve, koordinaciju sa lokalnim vlastima ili medicinskim osobljem i informisanja učesnika procedurama evakuacije i medicinskim protokolima reagovanja.
Pro Events tim je uvek na licu mesta
Planeri događaja Pro Events tima su uvek prisutni pre, tokom i posle događaja.
Ekološki aspekt koncerta
Integrisanje održivih praksi u planiranju koncerta ne samo da pomaže životnoj sredini već privlači pažnju ekoloških svesnih učesnika.
To će unaprediti reputaciju organizacije koncerta. Vođenje pravilnog odlaganja otpada, odabir ekološki prihvatljivog transporta i korišćenje obnovljivih izvora energije će smanjiti vaš uticaj na životnu sredinu.
Dan održavanja koncerta
Zadaci koje je potrebno izvršavati u toku održavanja koncerta su:
Koordinacija mesta održavanja
Rani dolazak na mesto održavanja koncerta i provera da sve pripreme teku po planu.
Ovo uključuje potvrdu da su bina, sedišta osvetljenje, zvučna oprema i drugi tehnički aspekti postavljeni i da pravilno funkcionišu.
Vendor menadžment
Koordinacija sa dobavljačima kao što su ketering usluge, obezbeđenje, agencije za prodaju karata i kompanije za iznajmljivanje opreme kako bi se osiguralo da stignu na vreme i ispune svoje obaveze prema ugovoru.
Koordinacija osoblja podrazumeva koordinaciju sa osobljem događaja, volonterima, redarima i osobljem obezbeđenja radi dodeljivanja dužnosti, instrukcija i rešavanja bilo kakvih nedoumica ili promena u poslednjem trenutku.
Veza sa umetnikom i izvođačem
Funkcioniše kao kontakt osoba za umetnike, izvođače i njihove menadžerske timove. Rešavamo sva pitanja ili nedoumice koje mogu imati i osiguravamo da izvođači imaju sve što im je potrebno za nastup.
Upravljanje redosledom događaja
Nadgledanje vremenskog okvira događaja i osiguranje da sve aktivnosti predstave pridržavaju rasporeda, koordinaciju ključnih tačaka, vizuelnih i ostalih efekata.
Upravljanje publikom podrazumeva praćenje protoka mase, obezbeđivanje da učesnici budu bezbedno i efikasno usmereni na svoja mesta i rešavanje bilo kakvih pitanja ili nedoumica koje članovi publike pokrenu.
Bezbednost i sigurnost podrazumeva saradnju sa osobljem za obezbeđenje lokacije i službama za hitne slučajeve kako bi se održalo bezbedno okruženje za učesnike, izvođače i osoblje.
To podrazumeva sprovođenje mera kontrole gužve, praćenje potencijalnih opasnosti ili bezbednosnih pretnji, koordinaciju procedura reagovanja u vanrednim situacijama ako je potrebno.
Aktivnosti nakon završetka koncerta
Nakon završetka koncerta potrebno je obaviti razgovor sa timom koji je učestvovao u organizaciji događaja kako bi se pregledao tok organizacije i naučile lekcije za buduće događaje
Pored toga potrebno je nadgledati proces demontaže opreme, čišćenje prostora i vraćanje u prvobitno stanje.
Iskustvo gostiju i publike
Kad je u pitanju održavanje koncerta, iskustvo publike određuje uspeh događaja. Cilj nam je da stvorimo atmosferu koja je topla, gostoljubiva i privlačna za sve koji prisustvuju. Da bi se to postiglo potrebno je dati prednost izuzetnoj usluzi za korisnike, zanimljivom i zabavnom okruženju koje je ugodno za sve.
Zato je potrebno se uveriti da je osoblje angažovano na organizaciji događaja ljubazno, obrazovano i proaktivno.
Sprovođenjem anketa i analizom povratnih informacija sa prethodnih događaja dobijamo potrebne informacije o zadovoljstvu publike.
Čistoća je veoma bitan faktor od toaleta do udobnog sedenja za sve goste.
Dodavanjen interaktivnih elemenata ili posebnih pogodnosti za publiku, možemo još više poboljšati iskustvo.
Pobrinućemo se da vaša publika bude zadovoljna i stvoriti lojalne sledbenike za buduće događaje.
Nakon događaja
Novi red nakon što smo se uverili da je sve dovedeno u prvobitno stanje, počišćen prostor gde je održan koncert, potrebno je proceniti da li je koncert bio uspešan ili ne.
Analiziramo prodaju karata za generisanje prihoda i povratne informacije od učesnika kako bismo procenili uspeh koncerta i povraćaj ulaganja.
Recenzije i preporuke učesnika koje možemo dobiti putem društvenih medija pomoći će nam da identifikujemo šta je dobro a šta treba da se poboljša prilikom organizacije budućeg koncerta.
Naravno nemojmo zaboraviti da se zahvalimo svim volonterima, osoblju, prodavcima, partnerima i donatorima.
Uz iskusan tim Pro Events osigurajte da vaš koncert protekne u najboljem redu a da publika bude zadovoljna i izvođači kao i svi koji su uključeni u ovaj događaj. Pozovite nas putem telefona ili nas kontaktirajte putem mejla.